Siamo stati travolti dal cambiamento di abitudini lavorative e non, e si fa un gran parlare di smart working, almeno per le categorie di lavoratori della conoscenza cui è applicabile il termine. Per essere più precisi, il cambiamento ‘forzato’ è quello di essere costretti a lavorare da remoto (in particolare dalla propria abitazione) ma da qui a ‘smart’ il passaggio è molto più impegnativo. ‘Smart’ prevede infatti un’attività lavorativa che può essere svolta sì da remoto, ma che soprattutto è flessibile in termini di autonomia nello svolgimento di azioni e processi: questa seconda parte è quella critica, dato che i metodi tradizionali di lavoro in ufficio tipicamente non sono progettati con questa visione. Vediamo alcune differenze tra le attività tradizionali e alcuni suggerimenti utili per diventare più flessibili e autonomi, ovvero ‘smart’.

Modalità di comunicazione e controllo

Il cambiamento più rilevante lavorando da casa è l’impiego maggiore di comunicazioni asincrone (cioè in cui passa necessariamente un lasso di tempo tra invio e risposta come ad esempio email e messaggi) al posto del micro-contatto quotidiano con colleghi, clienti, fornitori, consulenti a cui siamo abituati.

Questo ha un impatto diretto sulle modalità di controllo del lavoro svolto dai singoli e nelle attività di coordinamento per le attività svolte in gruppo (ad esempio progetti), dato che è molto facile che si possano originare incomprensioni che non vengono chiarite velocemente e possono propagarsi sia nel tempo che tra più persone.

Suggerimenti

Curare in maniera attenta le comunicazioni scritte, soprattutto chiedendoci sempre:

  • Sono chiare le azioni che richiedo e a chi le richiedo?
  • Sono chiare le informazioni richieste/fornite e da/a parte di chi?
  • Sono chiari i tempi di risposta e le priorità delle richieste, ricordandoci sempre che ‘tutto urgente, niente urgente’?

I nuovi strumenti e applicazioni informatiche si imparano in fretta, la chiarezza nei processi comunicativi va allenata invece con continuità ponendosi sempre queste semplici domande.

Ambiente in cui svolgere le attività

L’ambiente domestico solitamente non è adibito ad uso lavorativo e può dunque trasformarsi in un luogo di continue e frustranti distrazioni, soprattutto se condiviso con altre persone, famigliari o compagni a quattrozampe.

Suggerimenti

  • Attrezzare un luogo della casa, anche minimale ma ordinato, da dedicare alle attività di lavorative: separare chiaramente gli spazi ci aiuta a focalizzarci meglio e a staccare il lavoro dalla condivisione con gli altri abitanti.
  • Usare cuffie o auricolari per isolarsi se l’ambiente è troppo rumoroso, la musica classica o elettronica non vocale copre e non distrae.
  • Negoziare coi famigliari anche i minimi spazi ‘off-limits’ per potersi concentrare con continuità.

Separare per quanto possibile gli spazi e definire chiaramente le nostre necessità ci permetterà di risparmiare tempo utile per gli svaghi in compagnia o altri passatempi.

Organizzazione del tempo

Questa è per molti la componente più critica, soprattutto per chi non è abituato a lavorare in autonomia. Infatti, la gestione non rigorosa dell’agenda è fonte inesauribile di sforamenti nel completamento di compiti, nella procrastinazione di attività necessarie e di dilatazione demotivante di attività secondarie.

Suggerimenti

  • Mantenere le routine efficaci che fanno già parte della nostra vita lavorativa: orario di sveglia fisso, colazione, pausa pranzo e cena, attività fisiche domestiche, sonno adeguato. Queste semplici routine ci aiutano a regolare il ritmo ormonale-circadiano e il livello di energia.
  • Definire il piano settimanale all’inizio della settimana, indicativo e flessibile, con le attività principali e i tempi stimati per completarle. Questa vista settimanale ci serve per avere chiare le priorità e i cardini attorno ai quali organizzare le giornate ed evitare di lavorare nel fine settimana.
  • Definire tutte le mattine il piano di lavoro giornaliero, curando soprattutto le pause brevi e lunghe con cui punteggiare tutto il tempo di veglia. Questa vista giornaliera ci serve per avere chiare i blocchi orari e le pause, al fine di evitare di mescolare e interrompere continuamente lavoro e riposo e finire a lavorare di notte.
  • Delimitare in maniera rigorosa l’orario di fine giornata lavorativa.

La gestione efficace del tempo dev’essere orientata al motto ‘work hard, play hard’, ovvero separare nettamente le attività di lavoro e svago e dedicarsi con intensità ad entrambe, sia per essere produttivi nel lavoro che per recuperare la concentrazione e le energie durante il ristoro.

Conclusioni

In conclusione, ci troviamo in una fase in cui per le persone già ‘smart’ cambia poco, mentre per tutte le altre è un’occasione ‘forzata’ per implementare nuove abitudini funzionali e acquisire capacità auto-organizzative che saranno utili nel ‘dopo’ per essere più produttivi sul lavoro e nella vita.

Dott. Alessandro Paselli – Manager e Coach